Part I - ERP and Change
Management at Nestl´e
1. Nestle membentuk 1 tim yang berisi 50
senior business managers dan 10 senior IT managers untuk mengimplementasi SAP. Tim
ini akan bertanggung jawab untuk menentukan mendefinisikan serangkaian proses untuk
setiap divisi. Terlebih seperti divisi purchasing, inventory, accounting, and
sales, mereka ingin membuat suatu perubahan yang baru, karena menggunakan cara
lama sudah tidak efektif. Nestle juga menerapkan 5 modul SAP yaitu :
purchasing, financials, sales and distribution, accounts payable and
receivable, dan the Manugistics supply chain di setiap divisi Nestle.
Nestle sempat mengalami kondisi
buruk, serta ditambah pekerja yang tidak mengerti cara pemakaian sistem baru. Manajer
perusahaan tersebut pun tidak mengerti cara memakai sistem baru tersebut, sama
seperti karyawannya. Omset tertinggi mereka saat itu hanya 77%. Masalah -
masalah lainnya pun muncul karena pengambilan keputusan yang terlalu
terburu-buru.
Kemudian proyek tersebut dihentikan,
dan seorang manajer coproject ditugaskan kembali dan Dunn[1]
diberikan tanggung jawab yang penuh. Dunn bertindak cepat dengan mengundang 19
stakeholder kunci dan manajer bisnis untuk dapat bekerja sama dengan baik. Pada
saat itu project team sudah kehilangan gambaran besar akan project yang akan
dijalankan. Tetapi proyek tetap akan dijalankan dan akan dimulai dengan
mendefinisikan kebutuhan dari proyek tersebut.
Project team memiliki perencanaan
yang baik untuk diikuti. Tetapi seorang direktur baru Tom James[2]
terkejut ketika hubungan antara project team dan antar divisi masih kurang.
Sehingga Dunn mulai bertemu tatap muka kepada manajer divisi untuk melakukan
survei kepada karyawannya, apakah karyawan dapat mengerti sistem baru yang
diterapkan.
Setelah melakukan hal tersebut Dunn
dan project team mengetahui apa kekurangan mereka. Walaupun proyek tersebut
lebih lama dari yang diharapkan, Dunn percaya bahwa dengan perlahan dy bisa
berjalan dengan pasti. Akhirnya Dunn bisa mencapai hasil yang signifikan
terhadap investasi terlebih mengenai hal peramalan permintaan yang lebih baik.
2. Dengan kembalinya Dunn kedalam
Nestle, dengan cepat ia dapat mengambil keputusan untuk dapat mengumpulkan
semua project team, stakeholder dan manajer bisnis untuk menyatukan kemauan untuk
dapat memecahkan masalah yang sedang dialami Nestle. Dalam kasus ini, sangat
dibutuhkan sosok seorang pemimpin di dalam Nestle. Kepemimpinan merupakan hal
yang sangat vital dalam sebuah organisasi[3].
Kembalinya Dunn membawa dampak positif bagi Nestle, karena Dunn membawa sifat
kepemimpinannya untuk memimpin Nestle yang dalam keadaan terpuruk.
·
Perubahan
yang terjadi akan direncanakan
·
Organisasi
dapat memberikan respon yang lebih cepat kepada customer
·
Membantu
pengaturan resource organisasi
·
Manajemen
perubahan dapat membantu organisasi untuk melakukan penilaian secara
keseluruhan
·
Perubahan
tersebut dapat dilakukan tanpa adanya efek yang negatif saat menjalankan bisnis
·
Meminimalisir
penggunaan waktu untuk menerapkan perubahan
·
Kemungkinan
perubahan tersebut gagal akan berkurang
·
Kinerja
karyawan meningkat
Keuntungan
implementasi change management untuk individu :
·
Meningkatkan
komunikasi
·
Meningkatkan
moral, produktivitas dan kualitas kerja
·
Dapat
menciptakan persepsi yang benar untuk pekerja dan masyarakat
·
Mendukung
pekerja dan masyarakat untuk menghilangkan atau meminimalisir kekhawatiran akan
terjadinya perubahan
4. Saya cukup setuju dengan pernyataan
Dunn pada kalimat pertama karena dalam mengembangkan satu hal pasti tidak hanya
melibatkan satu hal tersebut saja, tetapi pasti akan melibatkan beberapa hal,
dalam kalimat Dunn tersebut berarti tidak hanya melibatkan software saja,
tetapi melibatkan manajemen perubahan juga. Manajemen perubahan menurut
Aradea dkk (2010) adalah serangkaian
proses yang digunakan untuk memastikan bahwa perubahan strategis yang
signifikan dalam organisasi dilakukan secara terkontrol dan sistematis, untuk
mengatasi resistensi terhadap perubahan dalam rangka mengingatkan keterlibatan
dan pencapaian tujuan organisasi untuk transformasi efektif.[5]
Part II - From Ballpoints to Bits
Terdapat 4 Pendekatan Perubahan
Manajemen Strategi[6] :
a.
Rational – Empirical Approach. Pada
pendekatan ini diasumsikan bahwa Orang adalah makhluk rasional dan akan
mengikuti kepentingan mereka - setelah ia mengungkapkan kepada mereka.
Perubahan yang berhasil didasarkan pada komunikasi informasi dan pengajuan
insentif. Oleh karena itu, agen perubahan harus persuasif dalam meyakinkan,
menjelaskan, dan menunjukkan bagaimana perubahan tertentu akan menguntungkan
orang tertentu atau kelompok diidentifikasi sebagai target perubahan. Pada
pendekatan ini informasi dan komunikasi sangatlah penting dan akan berdampak
pada perubahan.
b.
Normative-Reeducation Approach. Asumsi
dasar pada pendekatan ini adalah Orang adalah makhluk sosial dan akan mematuhi
norma-norma dan nilai-nilai budaya. Perubahan yang berhasil didasarkan pada
mendefinisikan dan interpretasi norma yang ada dan nilai-nilai, dan pelaksanaan
dalam pengembangan. Dalam mencoba untuk mengubah seseorang, kita harus fokus
pada nilai-nilai inti, kepercayaan, dan hubungan didirikan yang membentuk
budaya kelompok. Pendekatan ini bisa sangat sulit dan memakan waktu karena
agents perubahan dan sponsor harus mempelajari nilai-nilai yang ada dan
keyakinan dari kelompok.
c.
Power-Coercive Approach.Pada
pendekatan ini memiliki asumsi bahwa Orang-orang pada dasarnya memenuhi
persyaratan dan umumnya akan melakukan apa yang mereka diberitahu atau dapat
dibuat untuk melakukan. Perubahan yang berhasil didasarkan pada Pelaksanaan
otoritas dan pengenaan sanksi. Pendekatan kekuasaan-koersif untuk mengubah
upaya manajemen untuk mendapatkan kepatuhan dari sasaran perubahan melalui
penggunaan kekuasaan, otoritas, imbalan, atau ancaman hukuman untuk
ketidaksesuaian.
d.
Environmental-Adaptive Approach.
Orang menentang kerugian dan gangguan tetapi mereka beradaptasi mudah dengan
keadaan baru. Perubahan ini didasarkan pada membangun sebuah organisasi baru
dan secara bertahap memindahkan orang dari yang lama ke yang baru. Premis dari
pendekatan lingkungan-adaptif adalah bahwa meskipun orang menghindari gangguan
dan kehilangan, mereka masih dapat beradaptasi terhadap perubahan. Mengikuti
pendekatan ini, agen perubahan mencoba untuk membuat perubahan permanen dengan
menghapus cara-cara lama dan melembagakan struktur baru sesegera mungkin
1.
From
Ballpoints to Bits : menggunakan pendekatan Rational-Empirical
Approach, jika dilihat dari kasus tersebut, organisasi tersebut ingin
membuat suatu perubahan dengan menambahkan unsur IT di dalamnya. Tetapi
dikatakan bahwa jika user tidak memahami cara memakai ataupun user tidak
menerima sistem tersebut, maka solusi tersebut dianggap gagal. Maka dari itu,
dalam kasus diatas dikatakan bahwa “preparing the people within an organization is important to the
success of the project. “, jelas sangat dibutuhkan cara berkomunikasi yang baik
dan benar dalam menerapkan pendekatan ini ke dalam kasus tersebut.
Pfizer
: menggunakan
pendekatan Normative-Reeducation Approach karena menurut
pandangan dari kasus tersebut, Kolette tidak bisa menerima bahwa komputer dapat
membantu mereka dalam menyelesaikan masalah dibidang kesehatan, maka dari itu ia
menyebut komputer “foot soldiers of the
devil”
Chicago
Police Department :
menggunakan pendekatan Environmental-Adaptive Approach karena
dapat dilihat bahwa Joe merupakan polisi veteran yang telah bekerja di lapangan
selama 50 tahun, tetapi kemudian ia diberikan pelatihan untuk menggunakan
sistem database di komputer. Dengan adanya perubahan yang radikal tersebut,
sangat mungkin Joe tidak mengerti cara menggunakan sistem tersebut karena apa
yang dilatih sangat lah berbeda dengan pekerjaan Joe sehari-hari yaitu di
lapangan. Jangan kan Joe, supervisor Joe saja tidak mengerti cara menggunakan
sistem tersebut, dengan kata lain ada tahapan yang salah, karena seharusnya
supervisor bisa mengetahui sistem tersebut terlebih dahulu.
Procter
& Gamble : menggunakan pendekatan Rational-Empirical
Approach karena sudah jelas tertulis dalam kasus tersebut bahwa
kurangnya komunikasi diantara semua pihak terkait. Sehingga user pun tidak
mengerti menggunakan sistem tersebut dan ternyata ada kekurangan pada sistem
tersebut. Dapat terlihat kelalaian dan kurangnya komunikasi di dalam perusahaan
tersebut, karena sistem yang belum berjalan dengan baik dapat keluar ke publik. [7]
2.
Menurut saya cara pendekatan terbaik adalah
dengan menggunakan Rational-Empirical Approach karena pendekatan ini
menggunakan cara berkomunikasi dan akan mengikuti hasil pemimikiran terbaik dari apa yang telah
didiskusikan.
Part III - Change Management and e-Health Records
1.
Perubahan manajemen adalah sebuah pendekatan terstruktur
untuk transisi individu, tim dan organisasi dari kondisi saat ini ke masa yang
akan datang, untuk memenuhi visi dan strategi. Perubahan diatas bertujuan untuk
memberdayakan karyawan untuk menerima dan merangkul perubahan di lingkungan
saat ini. Perubahan manajemen berarti mengadopsi strategi perusahaan, struktur,
prosedur, dan teknologi untuk menghadapi perubahan yang berasal dari luar
maupun dalam. Perubahan manajemen harus dilakukan secara bertahap, dan harus
dilakukan dengan adanya kebijakan-kebijakan yang ada agar tidak terkena sanksi.
Dalam mengimplementasi EHR, EHR digunakan agar dapat mengubah persepsi dan
sikap dari dokter tersebut. perubahan tersebut digunakan dengan cara melakukan
pendekatan pada manajemen perusahaan. Melakukan pendekatan dapat mengubah pola
pikir dan sikap dari dokter sehingga dapat menerima perubahan EHR.[8]
[1] http://www.cio.com/article/2440821/enterprise-resource-planning/nestl--s-enterprise-resource-planning--erp--odyssey.html, diakses 12 Nopember 2015, jam 14:33 WIB
[2] http://wps.prenhall.com/bp_laudon_mis_9/32/8212/2102272.cw/content/index.html, diakses 12 Nopember 2015, jam 14:44 WIB
[3] http://www.bppk.kemenkeu.go.id/publikasi/artikel/168-artikel-pengembangan-sdm/21071-pentingnya-peran-pemimpin-efektif-dalam-pencapaian-tujuan-organisasi,
diakses 12 Nopember 2015, jam 15:03 WIB
[4]
http://www.change-management-coach.com/benefits-of-change-management.html, diakses pada 29
November 2015, jam 21 :48 WIB
[5]
http://www.bppk.kemenkeu.go.id/publikasi/artikel/168-artikel-pengembangan-sdm/20335-manajemen-perubahan,
diakses 13 Nopember 2015, jam 14:36 WIB
[6]
Marchewka, Jack T .(2012). Information
technology project management Fourth Edition : providing measurable
organizational value. John Wiley & Sons, Inc. ISBN 978-1-118-05763-6
[7] http://manajemen-ti.com/tata-kelola-audit/202-mengunjungi-kembali-manajemen-perubahan.html,
diakses 13 Nopember 2015, jam 23:05 WIB
